Создание автоматической и ручной записи на передачу помещений

21.09.2020

Описание

Для чего это нужно?

Освободите свой отдел продаж или call-центр от необходимости прозванивать всех собственников и приглашать на передачу ключей. За вас это сделает автоматизированная система.

Как это работает?

Этап 1. Настройка приемки

- В систему Базис.Ключи загружается список ваших помещений, которые необходимо передать, сделать это можно ручным добавлением в панели управления или с помощью загрузки из файла.

- На каждый тип помещения (Квартира, Кладовая, Машиноместо) указываются необходимые шаги приемки: Окна, Стены, Полы, Сантехника и т.д.

- Сотрудником застройщика определяется интервал дат, в которые будет происходить передача дома, указываются рабочие часы на каждый день и кол-во возможных записей на каждый час. Таким образом формируется календарь передачи с датами и свободным временем.

- По мере необходимости (например, поэтажно), открывается запись по помещениям, собственники получают автоматические СМС-приглашения и видят календарь с доступными датами, выбирают удобное для себя время и записываются.

Этап 2. Проведение осмотра

- В назначенный день собственник приезжает на объект и принимает помещение, вместе с тех.специалистом застройщика или самостоятельно (подробнее о бесконтактной приемке здесь >>)

- На каждом шаге приемки система предлагает прикрепить фотографию и написать замечание, если есть.

- По итогам приемки можно сформировать Акт технического осмотра (или любой другой документ, благодаря шаблонизатору документов).

- Если в ходе приемки были выявлены замечания, автоматически создается техническая заявка на устранение, которую уже может взять в работу ответственный за устранение, или создать наряд на работу подрядчику.

Создание автоматической записи на приемку

1) Настройка графика приемки

Зайдите в редактирование дома

Раздел Объекты -> Редактировать

На вкладке “Календарь передачи” необходимо указать дни, в которые у вас будет происходить передача, рабочие часы и сколько человек может записаться одновременно на один час.

Для этого выделите мышкой нужные дни на календаре.

Откроется окно с настройкой этих рабочих дней.

2) Открытие записи по объектам - отправка приглашений собственникам

Перейдите в раздел Объекты -> нужный дом -> Список объектов

Отметьте помещения для передачи в списке и нажмите "Приемка" - "Открыть запись на приемку"

В открывшемся окне выберите дату начала и окончания доступного собственникам времени для записи. Только в этот период собственники смогу записаться на приемку.

После открытия записи всем выбранным собственникам придет СМС-приглашение с текстом “Здравствуйте! Ваш объект готов, запишитесь на передачу ключей по ссылке ...”. Так они попадут в свой кабинет, где отображается их объект недвижимости, и смогут выбрать из доступных дат ту дату и время, в которое им удобнее прийти. Создается приемка.

Если не нужно отправлять СМС-приглашение собственникам, то необходимо убрать галочку в соответствующем поле.

Ручная запись на приемку

Можно создать Приемку самостоятельно, без участия собственника.

Для этого в списке объектов нужно войти в карточку объекта, меню "Действия" - "Новая клиентская приемка"

В появившемся окне ставится дата и время приемки. Будет создана новая Клиентская приемка, собственникам отправляется СМС приглашение. Если не нужно высылать СМС, то необходимо убрать галочку в соответствующем поле.