Работа с замечаниями

Замечания - это все выявленные дефекты на разных стадиях строительства и передачи объекта.

Полный список находится в разделе левого меню Замечания, все в одном месте, что позволяет работать с ними централизованно.

Не важно, где было создано замечание, во время проверки технадзором, или во время передачи квартиры собственнику - сотрудники, ответственные за работу с замечаниями, всегда в курсе, сколько их, в каких статусах, и кто занимается устранением!

Действующие лица:

Прораб - специалист, ответственный за работу с замечаниями и контроль их устранения

Исполнитель - чаще всего это рабочий/сотрудник компании-подрядчика

Процесс работы с замечаниями состоит из 3 этапов:

1. Отслеживание новых технических заявок и замечаний 
2. Распределение замечаний по исполнителям и установка крайних сроков
3. Проверка устранения замечаний и закрытие замечаний/техзаявок как Выполненные

Рассмотрим все этапы подробнее.

При работе с замечаниями важно своевременно распределять их по исполнителям!

1. Отслеживание новых замечаний и технических заявок

После добавления замечаний в систему они сразу же отображаются в разделе левого меню "Замечания"

Точно так же и все новые технические заявки отражаются в разделе левого меню "Техзаявки"

Как связаны замечания и техзаявки?

Техзаявка - документ, в который собраны замечания. Техзаявка может быть создана как автоматически, например после приемки помещения, если там были замечания, так и вручную, ее может создать любой сотрудник или даже собственник квартиры, через свой личный кабинет - все это техзаявки, но разных типов (внутренняя, обращение, гарантия). 

Внутри техзаявки перечислены все замечания и с ними удобно работать.

2. Распределение замечаний по исполнителям и установка крайних сроков

Как назначить Исполнителей на замечания:

1. Вариант 1 (самый быстрый) - Зайти в Техзаявку -> перейти на вкладку Замечания -> Выделить галочками все замечания -> нажать "Назначить исполнителей" -> применить настройки сразу ко всем замечаниям.

Для установки категории замечания сначала нужно заполнить справочник в разделе Настройки - Категории замечаний

2. Вариант 2 - Провалиться в карточку конкретного замечания из общего списка -> нажать кнопку редактирования -> указать исполнителя и крайнюю дату устранения.

После назначения исполнителей, каждый исполнитель увидит назначенное ему замечание в левом меню "Замечания", сможет взять его в работу, а после выполнения прикрепить фото результата и сменить статус.

Для чего Прорабу следить за техзаявками, если можно следить только за замечаниями?

Да, можно следить только за замечаниями и назначать исполнителей в каждом замечании, по одному, но можно это делать быстрее через техзаявку.

Представим ситуацию:

Проведена Приемка, в которой выявлено 15 замечаний в 3-х категориях (окна, стены, электрика) -> По завершении Приемки автоматически создается Техзаявка со списком всех замечаний -> Можно открыть эту техзаявку, выделить сразу все замечания по окнам и назначить одному исполнителю, сразу все, затем также поступить со стенами и электрикой - это быстрее и удобнее, чем заходить в каждый по отдельности. 

Вы можете выбирать тот вариант назначения Исполнителей, какой вам удобнее в вашем конкретном случае, они равнозначны.

3. Проверка устранения замечаний и их завершение

По выполнению замечаний Исполнитель прикрепляет фото результата и нажимает Отправить на проверку, статус замечания ставится "На проверке".

В списке всех замечаний Прораб может отфильтровать те, которые ожидают проверку, и пойти удостовериться в их выполнении.

После этого Прораб ставит либо статус "Возвращено на доработку", либо "Выполнено"

Как только выполнены все замечания по техзаявке, можно изменить и ее статус на Выполнена.

На этом работа с замечаниями и заявками завершается.

ИТОГО

• Прорабу нужно работать в двух разделах: Техзаявки и Замечания
• Как можно скорее брать заявки и замечания в работу и назначать исполнителей
• Проверять результат и закрывать замечания/заявки как выполненные