Как «Новый Нижний» автоматизировал процесс заселения и сократил время передачи квартир
на 33% с модулем «Ключи»
−33% времени на передачу квартир и +19% актов с первого осмотра
О застройщике
Новый Нижний — девелопер из Нижнего Новгорода, реализующий проекты комплексной жилой застройки.
В рамках кейса автоматизация была внедрена на проектах:
— «Мои Цветы»
— «Кузнечиха Город»
Оба проекта представляют собой комплексную застройку с несколькими очередями, что требует масштабируемых и управляемых процессов заселения
- 20 лет на рынке
- 9 ЖК реализовано
- 40 в одном крупном микрорайоне
Цифровая запись на приемку, автоматизация документов и система управления дефектами позволили застройщику выстроить прозрачный и масштабируемый процесс заселения
Контекст и предпосылки
Для компании «Новый Нижний» процесс передачи квартир — один из ключевых элементов клиентского опыта.
Именно первые минуты в квартире формируют впечатление о застройщике и напрямую влияют на репутацию бренда и рекомендации покупателей.
Компания искала решение, которое позволит:
— автоматизировать запись на приемку квартир;
— создать прозрачную систему работы с замечаниями;
— сократить нагрузку на отдел заселения;
— обеспечить управляемость процесса при росте объемов строительства.
Перед выбором системы команда провела полноценный анализ рынка: сравнила решения, протестировала функционал и изучила реальные кейсы внедрения. По итогам оценки застройщик выбрал платформу «Базис Недвижимость», модуль «Ключи».
Исходная ситуация и запрос застройщика
Несмотря на выстроенные внутренние процессы, при росте объемов строительства ручное управление заселением перестало масштабироваться.
Основные проблемы:
— запись собственников велась через звонки, Excel и мессенджеры;
— фиксация дефектов происходила на бумаге;
— документы формировались вручную;
— подрядчики получали замечания без единой системы контроля;
— аналитика формировалась вручную из нескольких источников.
В результате увеличивались:
— нагрузка на отдел клиентского сервиса;
— вероятность операционных ошибок;
— сроки передачи квартир.
«После внедрения модуля “Ключи” мы получили понятный и предсказуемый процесс. Сотрудники перестали работать в режиме постоянного аврала, а собственники отмечают удобство записи и прозрачность приемки. Это серьезный шаг вперед для нашей команды.»
Решение и внедрение
В рамках проекта был внедрен модуль «Ключи» платформы «Базис Недвижимость».
Система охватила весь цикл передачи квартир:
— онлайн-запись на получение ключей;
— личный кабинет покупателя с уведомлениями;
— цифровую фиксацию дефектов с фото и комментариями;
— автоматическое распределение замечаний по подрядчикам;
— шаблонизатор актов и сопроводительных документов;
— контроль сроков устранения дефектов;
— аналитические отчеты по статусам квартир и загрузке команды.
В результате процесс передачи квартир стал единым цифровым контуром, управляемым в режиме реального времени.
-
−33% времени на передачу квартир
Автоматизация записи, документов и фиксации дефектов позволила сократить общее время передачи объекта на 33% и сделать процесс более предсказуемым.
-
+19% актов приема-передачи с первого осмотра
Благодаря стандартизированной фиксации замечаний и лучшей подготовке квартир доля подписанных актов с первого осмотра выросла на 19%.
-
100% прозрачность процесса заселения
Руководство и смежные подразделения получили полную управленческую видимость: статусы квартир, сроки устранения дефектов и загрузку команды.
Как изменился процесс заселения после внедрения системы
1. Запись на получение ключей
До внедрения запись велась вручную через телефон, Excel и мессенджеры, сотрудники тратили 12–15 минут на обработку одного обращения, а в периоды активного заселения поступало до 40–50 обращений в день, что приводило к перегрузке отдела клиентского сервиса. После внедрения собственники самостоятельно записываются на получение ключей через личный кабинет 24/7, что позволило сократить количество входящих звонков почти на 40%, устранить накладки в графике и обеспечить прогнозируемое планирование заселения.
2. Работа с дефектами
Ранее замечания фиксировались в бумажных актах и отдельных файлах, а фотографии дефектов хранились разрозненно, из-за чего терялось 20–30% информации, и сроки устранения дефектов увеличивались. После внедрения все дефекты фиксируются в системе с фото- и видеофиксацией, привязкой к квартире и ответственному подрядчику, что позволило сократить срок устранения дефектов на 45% и снизить количество повторных проверок более чем в два раза.
3. Документооборот
До автоматизации акты приема-передачи формировались вручную, что увеличивало вероятность ошибок и требовало повторной печати документов и переноса процедуры передачи квартиры. После внедрения документы формируются автоматически на основе данных системы, а акты приема-передачи готовятся за 3–5 минут без ручного ввода данных.
4. Работа с подрядчиками
Ранее замечания передавались подрядчикам через почту и мессенджеры без единой системы контроля сроков, поэтому руководство не имело объективной картины по статусу устранения дефектов. После внедрения подрядчики получают задачи напрямую в системе, а руководство в реальном времени видит сроки устранения дефектов, загрузку подрядчиков и отклонения от нормативов, что позволяет оперативно управлять качеством работ.
Три ключевых вывода: Было → Стало
-
Было
Разрозненные таблицы, звонки и переписка — формирование отчетов занимало несколько дней.
Управление процессом
СталоЕдиная система со статусами квартир, аналитикой и автоматическими отчетами в режиме реального времени.
-
Было
Замечания фиксировались на бумаге, часть информации терялась.
Работа с дефектами
СталоЦифровая фиксация дефектов с фото и ответственными подрядчиками — срок устранения сократился на 45%.
-
Было
Очереди, повторные обращения и долгие процедуры передачи квартиры.
Клиентский опыт
СталоСамостоятельная запись на приемку, прозрачный процесс и быстрый документооборот.
Жилой комплекс «Дома на Культуре»
Планы на перспективу
По итогам внедрения застройщик «Новый Нижний» планирует расширять использование платформы «Базис Недвижимость».
В ближайших планах:
— внедрение модулей внутренней приемки квартир;
— подключение модуля «Стройконтроль»;
— создание сквозной цифровой цепочки от строительства до заселения.
«Проект с застройщиком “Новый Нижний” показал, как грамотная цифровизация меняет один из самых сложных этапов девелоперского цикла. Команда заказчика была вовлечена в процесс и четко понимала цели, что позволило добиться измеримых результатов.»
Внедрение модуля «Ключи» позволило застройщику «Новый Нижний» перевести процесс передачи квартир из ручного и трудоемкого в цифровой и управляемый.
Компания получила:
— сокращение времени передачи квартир на 33%;
— рост доли актов, подписанных с первого осмотра на 19%;
— прозрачную систему работы с подрядчиками;
— полноценную аналитику по процессу заселения.
Система стала основой масштабируемого процесса заселения и дальнейшей цифровизации девелоперских процессов компании.