Как застройщик 4D автоматизировал приемку 700+ помещений с помощью «Базис.Ключи»
Клиенты теперь сами записываются на приёмку через личный кабинет
О застройщике
Застройщик 4D — один из ведущих игроков на рынке недвижимости в Тюмени. Компания проектирует и строит современные жилищные кварталы с 2008 года, известна качеством построек, вниманием к деталям и созданием комфортной среды для жизни.
Любой квартал компании 4D — это проект экстра-класса с премиум-решениями: современной стилистикой, экологичными материалами, зонированием дворов, разновозрастными площадками и ландшафтным дизайном.
- 432 тыс. м² Сдано жилой площади
- 232 тыс. м² Строиться жилой площади
- 16 лет Успешно работы
Внедрение системы «Базис.Ключи» было реализовано в период наивысшей нагрузки во время передачи 700 помещений
Ситуация до внедрения
Система «Базис.Ключи» была внедрена в тот момент, когда компании необходимо было передать более 700 помещений, а учёт и устранение замечаний продолжали выполняться вручную — с использованием Excel и блокнотов. С увеличением объёмов работ и появлением крупных объектов стало ясно, что традиционные методы учёта, такие как Excel и бумажные документы, больше не соответствуют требованиям. Это создало проблемы в структурировании данных и усложнило взаимодействие с подрядчиками. Компании нужна была система, которая обеспечивала бы прозрачность, контроль и автоматизацию всех рабочих процессов.
Инициатором поиска и реализации цифрового решения стал Иван Богомолов, руководитель проектного офиса, который глубоко понимает все аспекты процесса передачи квартир и устранения замечаний. После тщательного анализа рынка было принято решение остановиться на сервисе от «Базис Недвижимость», который оказался наиболее подходящим по своим функциональным возможностям и цене.
В то время на рынке существовали сервисы, которые автоматизировали лишь учёт замечаний, но не позволяли использовать эти данные для подачи претензий подрядчикам. Некоторые из них требовали дополнительной оплаты за каждого пользователя, что не было выгодно при наличии большого числа подрядчиков. Однако «Базис» предложил более расширенные возможности: интеграцию с подрядчиками, возможность фотофиксации дефектов, отслеживание статусов работ и предоставление прозрачной аналитики.
Перед тем как сделать окончательный выбор, команда тщательно сравнила предложения конкурентов по функциональности, стоимости и удобству использования. Ключевыми факторами выбора стали оптимальное соотношение цены и качества: «Базис» не только успешно решал все текущие задачи, но и предоставлял дополнительные функции, которые оказались полезными в работе. Более того, вендор провел индивидуальную презентацию продукта для руководства 4D, где ответил на все вопросы и продемонстрировал, как сервис может быть интегрирован в существующие процессы.
«Сервис отличается глубокими возможностями, охватывая весь цикл приема-
передачи жилья, позволяя решать широкий круг вопросов без значительных
затрат»
Мгновенные результаты и долгосрочные преимущества.
Практическое применение продукта дало заметные положительные эффекты почти мгновенно: процедура сдачи объекта сократилась вдвое, возросли показатели качества заселения, руководство оценило прозрачность процессов, а клиенты — удобство и скорость отработки замечаний.
В настоящее время активно эксплуатируются три основных продукта Базис Недвижимость: «Ключи», «Стройконтроль», «Гарантия».
Гарантийное обслуживание клиентов и выполнение заявок по ремонту производится отдельной группой менеджеров. Жалобы принимаются по различным каналам связи, обрабатываются специалистами и регистрируются в информационной системе. Затем формируются поручения инженерам, проводится проверка состояния помещения, составляется акт и направляется ответственным лицам. Данный алгоритм похож на процедуру выдачи ключей, однако адаптирован к условиям гарантийного периода.
Представители компании отмечают, что система обладает высокой степенью адаптации под требования клиента. Простота интерфейса и оперативная техническая поддержка обеспечивают максимальную гибкость и быстрое удовлетворение потребностей пользователей.
Итоговые результаты внедрения:
Внедрение «Базис.Ключи» полностью трансформировало рабочие процессы:
— Автоматизация учета: Замечания фиксируются через мобильное приложение, данные мгновенно доступны всем участникам процесса.
— Прозрачность для подрядчиков: Система автоматически распределяет задачи, а фотоотчеты и метки локаций исключают спорные ситуации.
— Юридическая значимость: Замечания в системе приравнены к официальным документам, что позволяет применять санкции за нарушение сроков.
— Контроль и аналитика: Руководство получает детальную статистику по работам в реальном времени — от количества устраненных дефектов до эффективности подрядчиков.
— Оптимизация ресурсов: Сокращение рутины позволило сотрудникам focus на стратегических задачах, а не на администрировании.
Система не только ускорила процессы, но и повысила стандарты качества работы с клиентами и подрядчиками.
ПРОЕКТЫ «4D»
Внедрение платформы «Базис Недвижимость» позволило застройщику 4D в сжатые сроки полностью цифровизировать процессы приемки и гарантийного обслуживания. Благодаря автоматизации работа с 700+ помещениями была переведена из бумажного формата в цифровой, что сократило сроки передачи объектов в 2 раза и обеспечило прозрачность на всех этапах. Клиенты получили возможность отслеживать статус замечаний онлайн, а подрядчики — четкие задачи с автоматизированным контролем. Комплексное использование продуктов «Ключи», «Стройконтроль» и «Гарантия» заложило основу для высоких стандартов сервиса на всех объектах компании.